[Excel][図解]絶対に分かるVLOOKUP関数

「VLOOKUPを使ってみたいけど、なんか難しそう」
「VLOOKUPが使えるとどんないいことがあるの?」

そんなふうに思っている皆さん、ぜひこちらをお読みください。VLOOKUP関数が使えるようになると、Excelでできることの幅がグッと広がりますよ!

※このエントリはこちらの動画を詳しく説明したものです。

こちらからVLOOKUP関数の練習用ファイルをダウンロードすることができます。

そもそもVLOOKUP関数って何?どういうときに使うの?

上の図にある通り、VLOOKUP関数は

ある表[A]にある内容を[鍵]を使って別の表[B]に呼び出すための関数です。

上の例では、[A: クラス名票] にある名前を[鍵:出席番号]を使って [B:委員会名簿] に呼び出しています。

言ってしまえばそれだけの関数ですが、これができると様々な場面に応用ができます。

元の[A表]の項目を増やせば、出席番号を入力するだけで名前・住所・電話番号を一度に呼び出す、なども可能になりますし、これ以外にも例えばクラスの座席表懇談会のタイムテーブル、ビジネスの場面で言えば発注表在庫管理表なども作ることができます。

それでは実際にVLOOKUP関数を使った表を作ってみましょう。

作成手順①2つの表を準備する

それぞれの表は以下のようなものです。

[A]呼び出す元のデータが入った表
クラス名簿、商品番号と商品名や価格の対照表などです。

[B]データを出力したい表
委員会名簿、発注表や在庫管理表など、実際にデータを使う表です。

作成手順②関数の設定

どこに関数を設定するのか?

VLOOKUP関数を設定するのは、ここに色々なデータを読み出したい、と思う部分です。今回は出席番号を使って名前を呼び出したいので[B:委員会名簿]の[名前]の列になります。

今回は[名前]が入っているH列の一番上、[H2]セルにVLOOKUP関数を設定します。

3つの「値」の入力

上の図で[OK]を押すと次のような画面が出ます。

「検索方法」という枠もありますが、とりあえず無視してかまいません。

①検索値

[鍵]のことです。[H2]に名前を呼び出すのにどのセルの値を使うか、を指定します。

今回は[H2]の隣のセル、[G2]を使っていますが、別に隣のセルでなくてもかまいません。
同じ行である必要もありません。遠く離れていてもかまいません。

画像では[G2]をクリック、としていますが、1の欄に直接”G2″と打ち込んでも同じです。

②範囲

データを呼び出す元の表はどこにありますか、ということです。

今回は元データである[A表]が出力先である[B表]のすぐ近くにあるので、2の欄をクリックした後表全体を選択しましょう選択した範囲に応じて2の欄は自動的に入力されます。

元データは必ずしも出力先と同じシートにある必要はありません。2の欄をクリックした後に別のシートに移って表を選択しても、データを呼び出すことができます。Excelは賢いなぁ。

「絶対参照」について

どの表を選ぶにしても、2[範囲]の欄を入力した後に必ずF4キーを1回押してください

これは範囲を「絶対参照」にして固定するためです。

式が完成した後で、H2セルの下のH3、H4…セルに式をコピーするのですが、このとき範囲を固定していないとExcelが勝手に「お、式を下にコピーするんやな。ほんなら参照する範囲も当然してにずらすよな」と判断してずらしてしまい、計算結果が狂ってきます。「絶対参照」にすることで、「式をコピーしてもこの範囲だけはずらさなくていいからね」とExcelに指示を出すのです。

Excelは確かに賢いのですが、そういった臨機応変の判断はできません。されても困るんですが。

③列番号

画像にある説明の通りです。

ここで例えば”3″を入力すると、H2列にはひらがなの名前(よみがな)が出力されることになります。

④計算結果

エラーが出ます(笑)

以下がH2に入っている計算式です。

①G2の値を見て、
②A2~C26(A表)の範囲にある、
③G2と同じ値から数えて「2」番目の値を表示してね

という意味なので、①のG2が空欄では機能しないのです。

⑤エラーの解消

このままでも関数としては問題ありませんが、#N/Aなどのエラー表示は見た目が悪いので、エラを表示しないようにする関数を入れておきましょう。IFERROR関数です。

最初に入力した関数をIFERROR関数で挟み込みます。

ちなみにエクセルでは1つの式の中に(  )を何回使っても、表記は変わりません。
〔  〕や{  }を使う必要はないのです。

⑥エラー非表示の式の完成

式のコピー

H2だけに式が入っていても表としては使い物になりません。この表の一番下まで式をコピーしましょう。

このように、何の味付けもされていない表の場合は✚マークを下に引っ張れば終了ですが、表に書式が設定されている(部分的に背景の色が変わっている、部分的に罫線が太くなっているなど)の場合はそのままコピーすると書式が崩れますので、コピーした後に右下の[オートフィル オプション]をクリックして「書式なしコピー」を選択してください。計算式のみをコピーすることができます。

参考動画

[Excel]初心者はまず「値貼り付け」を覚えて!

動作確認

式を入力したら、きちんと動いているかどうか必ず確認しましょう。

「習うより慣れろ」です。

いかがだったでしょうか。まだ「VLOOKUP関数は難しそう」と感じますか?

そう感じるとしたら、それは「VLOOKUP関数を使ったことがないから」です。

ここから今回使ったファイルをダウンロードできますので、ぜひ自分で触って確かめてみてください。

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