クラスの情報を1つのファイルで効率的に管理しよう。

クラスの名簿を貼り付けるだけで
①出席統計
②学級役員
③座席表
④懇談会タイムテーブル

をまとめて管理できるExcelファイルを配布します。

このエントリではファイルの使い方を紹介します。先にダウンロードして、実際に使いながら読み進めることをお勧めします。

まずはダウンロード

名簿を準備しましょう

必要なものはほとんどファイルに入っていますが、名簿だけは準備してください。
(サンプル名簿が入っていますので、準備しなくてもとりあえず動かせます)

姓と名が1つのファイルに入ったものが良いですね。よみがなもあるとなお良いです。

もし姓と名がバラバラのデータしかない場合はこちらを参考にして、姓と名をつなげて1つのセルに入れておいてください。

ダウンロードしたら名簿シート(黄色)のサンプル名簿を消去して、自分の名簿を貼り付けてください。貼り付け時には「値貼り付け」を選ぶようにしましょう。そうしないと元の表に式が入っている場合はエラーが出ます。

一応50人までのデータを扱えるようにしてありますが、そんなに大きなクラスはないと思いますので不要な部分は消去してください。

このシートに名簿を貼り付ける

出席統計

名簿の貼り付けが終わったら、早速動作を確認してみましょう。まずは出席統計です。

①出席統計 のシートをクリックしてください。

名票が貼り付けたものに変わっているでしょうか。

こちらも50人に満たないクラスの場合は、不要部分を行ごと非表示にするなり消去するなりしてください。計算結果は変わりません。

使い方

誤入力を防ぐために全てのマスに「*」マークが入っています。日付を見て、授業日の5列目に「1」を入力してください。これで「*」が消えて入力可能になります。(「*」が入っていても上から入力することはできます。あくまで予防策です。)

それぞれの日付に、生徒ごとにひらがなを入力します。入力規則は以下の通りです。

欠席は「け」
遅刻は「ち」
早退は「そ」
出席停止・忌引きは「し」

あとはExcelがひらがなをカウントして、生徒ごとに年間の欠席等の日数を出してくれます。
合わせて授業日ごとにクラス全体の欠席等の日計も出ます。Excelって本当に便利。

月計も作ろうと思ったのですが、ファイルがごちゃごちゃするので今回は見送りました。
必要であればこのシートを複製(コピー)して、不要な日付を全て消去すれば月ごとの統計表も作れますのでやってみてください。

こんな感じになります

学級役員

何と言うことはない、普通の学級役員表ですね。

使い方

まずは、クラスの実情に合わせて黄色のセルに学級役員名を入れてください。
2名以上いる役員についてはセルを結合しておくと見やすいと思います。

長い役員名で、セル内で改行したいときは[Alt + Enter]ですよ。

委員名の右の出席番号欄をに数字を入力すると、その右のセルに該当生徒の名前が表示されます。

これも不要な欄は削除してください。逆に足りない場合は、コピーしてください。

学期が変わって係や役員が交代するときにはシートを複製すると良いでしょう。数字の打ち替えでも対応できますが、記録を残しておくと何かと便利だと思います。

座席表

「よみがなもあった方が良い」と言ったのはこのためです。
最近は読みづらい名前も多いので、座席表によみがなもついていた方が親切ですよね。

使い方

この座席表は上から順に

①出席番号
②氏名(漢字)
③氏名(よみがな)になっています。

必要な操作は出席番号の欄を打ち変えるだけです。

6×6の36人でデザインしていますが、多かったり足りなかったりしたら調整してください。

席替えをするときには、シートの数字をそのまま打ち替えてもいいのですが、シートを複製しておくと記録が残って良いかもしれません。「あー、○月はこんな席だったな」という振り返りもできます。

懇談会タイムテーブル

年に何度かある懇談会。タイムテーブルもぱぱっと作ってしまいましょう。

こんな感じのタイムテーブルが数分で作れます

作り方

もう書く必要もないかもしれませんが、これも出席番号を打ち替えるだけです。

「うちは20分でやってる」とか「休憩時間が欲しい」とか、そういうのは自分でやってくださいね。

これも1学期、2学期、3学期と記録を取るためにシートを複製しておくとよいでしょう。

終わりに

説明は以上です。

いかがだったでしょうか。

このファイルが、忙しい先生の仕事の効率化に少しでも役立てば嬉しいです。

今後も色々なお役立ち情報を発信していきますので、よかったらTwitterでフォローしてください。

それでは。

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